Stand: 4. September 2026
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Angebots von Pfarreimanager ist:
Jonas Buchner
Marc-Aurel-Str. 3
85104 Pförring
Deutschland
E-Mail: info@pfarreimanager.de
Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten im Rahmen von Pfarreimanager verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.
Pfarreimanager ist eine Software zur digitalen Organisation und Verwaltung von Ministrantengruppen und Pfarreien. Hierzu können insbesondere Benutzerkonten, Termine, Dienstpläne, Abwesenheiten, Umfragen und weitere organisatorische Informationen verarbeitet werden.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung, Sicherheit und Nutzung unserer Dienste erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.
Bei der Nutzung von Pfarreimanager durch eine Pfarrei ist grundsätzlich die jeweilige Pfarrei bzw. Kirchengemeinde dafür verantwortlich, welche personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder und sonstigen betroffenen Personen in Pfarreimanager eingegeben werden und zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden.
Pfarreimanager stellt hierfür die technische Plattform zur Verfügung und verarbeitet die von der jeweiligen Pfarrei übermittelten Daten entsprechend den Weisungen und dem vereinbarten Nutzungsumfang.
Soweit Pfarreimanager personenbezogene Daten im Auftrag einer Pfarrei verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Die jeweilige Pfarrei ist insbesondere dafür verantwortlich, die betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren und – soweit erforderlich – entsprechende Einwilligungen einzuholen.
Je nach Nutzung und Funktion können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Nicht standardmäßig erhoben werden insbesondere Anschriften, Geburtsdaten und Standortdaten. Telefonnummer und Profilbild sind optionale Profilangaben und werden nur verarbeitet, wenn sie von der jeweiligen Pfarrei bzw. dem jeweiligen Nutzer eingegeben werden.
Die Erstellung von Nutzerkonten erfolgt grundsätzlich über eine Einladung durch einen Pfarrei-Administrator oder einen Betreuer.
Bei der Erstellung eines Kontos können insbesondere Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Benutzer-ID, Benutzername sowie ein Passwort bzw. Passwort-Hash verarbeitet werden.
Bei der Einrichtung eines Mitglieds durch einen Pfarrei-Administrator können zusätzlich die zugehörige Pfarrei bzw. Kirche und die entsprechende Rolle festgelegt werden.
Die Anmeldung und Nutzung des Nutzerkontos dient der Bereitstellung der Funktionen von Pfarreimanager.
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Nutzerkontos kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) als Rechtsgrundlagen in Betracht.
Pfarreimanager verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem.
Die jeweiligen Pfarrei-Administratoren und Betreuer können – abhängig von ihrer Rolle und den eingerichteten Berechtigungen – auf bestimmte Daten der jeweiligen Pfarrei zugreifen.
Pfarrei-Administratoren können grundsätzlich die innerhalb ihrer Pfarrei gespeicherten organisatorischen Daten einsehen und verwalten.
Ministranten können grundsätzlich nur die für sie bzw. ihre Nutzung vorgesehenen Informationen einsehen.
Andere Pfarreien erhalten keinen Zugriff auf die Daten einer fremden Pfarrei. Die Daten verschiedener Pfarreien werden technisch voneinander getrennt verarbeitet.
Nutzer können untereinander insbesondere den Namen anderer Nutzer sehen, soweit dies für die Organisation der jeweiligen Gruppe erforderlich ist.
Pfarreimanager ermöglicht die digitale Organisation von Terminen und Diensten.
Hierbei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:
Pfarrei-Administratoren und Betreuer können insbesondere erkennen, ob ein bestimmter Ministrant zu einem Termin zu- oder abgesagt hat.
Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation und Durchführung der Aktivitäten der jeweiligen Pfarrei bzw. Ministrantengruppe.
Im Rahmen einer Absage kann als Abwesenheitsgrund ein frei formulierter Text angegeben werden, beispielsweise „krank“. Dieser Grund wird gespeichert.
Sagt ein bereits für einen Dienst eingeteilter Ministrant kurzfristig ab, ist die Angabe eines Grundes verpflichtend. Dieser Grund wird in diesem Fall zusätzlich in der Benachrichtigung (Push-Nachricht) an die für den jeweiligen Dienst zuständigen Betreuer übermittelt, damit diese einen Ersatz organisieren können. Entfernt umgekehrt ein Betreuer einen Ministranten von einem Dienst und gibt dabei einen Grund an, wird dieser Grund in der Benachrichtigung an den betroffenen Ministranten übermittelt.
Darüber hinaus können im Zusammenhang mit einzelnen Veranstaltungen private Informationen eingegeben werden. Hierbei kann es sich auch um Angaben handeln, die Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand einer Person zulassen, beispielsweise Allergien, Medikamente oder sonstige medizinische Hinweise.
Solche Informationen können – abhängig von der jeweiligen Funktion und Berechtigung – ausschließlich für die dafür vorgesehenen Betreuer sichtbar sein.
Da Gesundheitsdaten zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO gehören können, dürfen solche Angaben nur verarbeitet werden, wenn hierfür eine entsprechende rechtliche Grundlage besteht.
Die jeweilige Pfarrei ist dafür verantwortlich, die Rechtmäßigkeit der Eingabe und Verarbeitung solcher Angaben sicherzustellen.
Im Zusammenhang mit einzelnen Veranstaltungen können Angaben zu Eltern- oder Notfallkontakten hinterlegt werden. Die Eingabe erfolgt in der Regel durch die Teilnehmer bzw. deren Erziehungsberechtigte, in bestimmten Fällen auch durch Betreuer oder andere hierzu berechtigte Personen.
Hierfür steht ein Freitextfeld zur Verfügung, in das die für die jeweilige Veranstaltung erforderlichen Informationen (beispielsweise Name und Telefonnummer) eingegeben werden können.
Diese Informationen werden ausschließlich im Zusammenhang mit dem jeweiligen Event gespeichert und sind nicht dauerhaft Bestandteil des allgemeinen Nutzerkontos.
Da hierbei auch personenbezogene Daten von Personen verarbeitet werden können, die Pfarreimanager selbst nicht nutzen, ist die jeweilige Pfarrei dafür verantwortlich, die erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zu schaffen und die betroffenen Personen gegebenenfalls entsprechend zu informieren.
Pfarreimanager richtet sich an Pfarreien und Ministrantengruppen. Durch die Zugehörigkeit zu einer entsprechenden Pfarrei kann sich ergeben, dass eine Person einer bestimmten religiösen Gemeinschaft zugeordnet werden kann.
Eine gesonderte Erhebung der Religionszugehörigkeit erfolgt nicht zu Analyse- oder Werbezwecken.
Soweit aus der Nutzung von Pfarreimanager Rückschlüsse auf die Zugehörigkeit zu einer religiösen Gemeinschaft möglich sind, ist die jeweilige Pfarrei für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich.
Pfarreimanager ermöglicht die Einladung von Nutzern über Einladungslinks, die auch in Form eines QR-Codes bereitgestellt werden können.
Der QR-Code enthält einen Einladungslink bzw. eine entsprechende Einladung zum Beitritt zu einer Pfarrei oder Gruppe.
Einladungslinks werden für die technische Durchführung der Einladung gespeichert und sind auf eine Gültigkeitsdauer von 24 Stunden beschränkt.
Beim bloßen Scannen des QR-Codes werden durch Pfarreimanager nach unserem derzeitigen Funktionsumfang keine gesonderten IP-Adressen, Scan-Zeitpunkte oder Gerätedaten zum Zweck der QR-Code-Auswertung gespeichert.
Pfarreimanager kann Push-Benachrichtigungen versenden, um Nutzer beispielsweise über relevante Änderungen oder Ereignisse innerhalb der Anwendung zu informieren.
Hierfür wird der Dienst Firebase Cloud Messaging (FCM) von Google verwendet.
Zur Zustellung von Push-Benachrichtigungen können technische Kennungen bzw. Push-Token des jeweiligen Endgeräts verarbeitet werden. Der für die Push-Zustellung erforderliche Token kann mit dem jeweiligen Nutzerkonto in unserer Datenbank verknüpft werden.
Pfarreimanager verwendet Push-Benachrichtigungen nicht zu Werbezwecken.
Pfarreimanager wird auf Serverinfrastruktur der STRATO AG betrieben.
Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden auf unserer Serverinfrastruktur verarbeitet und in einer von uns betriebenen PostgreSQL-Datenbank gespeichert. Von Nutzern oder Betreuern hochgeladene Dateien werden auf dem Dateisystem des Servers abgelegt.
Im Rahmen des technischen Betriebs können Dienstleister technische Leistungen wie Serverbetrieb und Infrastruktur bereitstellen.
Mit entsprechenden Dienstleistern werden, soweit gesetzlich erforderlich, Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
Zur Sicherstellung des sicheren und zuverlässigen Betriebs von Pfarreimanager können technische Protokolldaten (Logs) verarbeitet werden.
Hierzu können insbesondere gehören:
Die von uns selbst erzeugten Server- und Backend-Logs werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 14 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine längere Speicherung aufgrund eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Protokolle sicherheitsrelevanter administrativer Vorgänge (Audit-Logs) können darüber hinaus für Zwecke der Nachvollziehbarkeit und Sicherheit gespeichert werden, solange dies erforderlich ist.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Erkennung und Untersuchung von Fehlern, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen sowie zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit unserer Systeme.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die mobile Anwendung kann bestimmte Daten lokal auf dem Endgerät speichern, damit wesentliche Funktionen auch ohne bestehende Internetverbindung genutzt werden können bzw. eine Anmeldung nach einem Neustart erhalten bleibt.
Dabei können insbesondere Anmeldeinformationen (Sitzungs-Token), die Daten des eigenen Nutzerprofils sowie zwischengespeicherte Dienst- und Termindaten einschließlich der hierfür erforderlichen Namen lokal gespeichert werden.
Diese lokale Speicherung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der entsprechenden Funktionen.
Die lokal gespeicherten Daten unterliegen zusätzlich den Sicherheitsmechanismen des jeweiligen Endgeräts. Nutzer sollten ihr Gerät durch geeignete Maßnahmen, insbesondere eine Gerätesperre, vor dem Zugriff Dritter schützen.
Pfarreimanager versendet im Rahmen des Betriebs und der Nutzung des Dienstes automatisierte E-Mails.
Hierzu können insbesondere gehören:
Für den E-Mail-Versand wird ein E-Mail-Dienst der STRATO AG verwendet.
Hierbei werden die für den Versand erforderlichen E-Mail-Adressen und die jeweiligen Nachrichteninhalte verarbeitet.
Auf unserer Website können Nutzer über Kontakt- und Supportformulare mit uns Kontakt aufnehmen.
Supportanfragen: Bei einer Supportanfrage können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung der jeweiligen Anfrage.
Kontakt- bzw. Kaufanfragen: Bei einer Anfrage bezüglich Pfarreimanager können insbesondere folgende Angaben verarbeitet werden:
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage und zur Kommunikation mit der anfragenden Person bzw. der betreffenden Pfarrei. Zur Abwehr von Missbrauch (Spam) werden die Formulare zusätzlich mit einer auf der IP-Adresse basierenden Begrenzung der Anfragehäufigkeit geschützt.
Rechtsgrundlage ist, abhängig vom jeweiligen Anliegen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Auf unserer Website sowie in der App verwenden wir Google Fonts.
Hierbei können beim Abruf der entsprechenden Schriftarten technische Informationen, insbesondere die IP-Adresse des aufrufenden Endgeräts, an Google übermittelt werden.
Anbieter ist:
Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin 4
Irland
Die Verarbeitung kann auch eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer umfassen. Für die konkrete Ausgestaltung der Einbindung und die jeweils geltenden Garantien für Drittlandübermittlungen sind die aktuellen Informationen von Google maßgeblich.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.
Pfarreimanager verwendet derzeit keine:
Auf unserer Website werden nach unserem derzeitigen Funktionsumfang keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken eingesetzt.
Auf der Website können Dokumentationen und Anleitungen als PDF-Dateien zum Download bereitgestellt werden.
Innerhalb von Pfarreimanager können Dienstpläne und vergleichbare organisatorische Daten exportiert bzw. heruntergeladen werden.
Beim Export können die in den jeweiligen Dienstplänen enthaltenen personenbezogenen Daten Bestandteil der erzeugten Dateien sein.
Für den Umgang mit exportierten Dateien außerhalb der Systeme von Pfarreimanager ist die jeweilige Person bzw. Pfarrei verantwortlich, die den Export durchführt.
Betreuer können über Pfarreimanager Inhalte für einen Pfarrbrief bzw. entsprechende Veröffentlichungen hochladen.
Dabei können insbesondere PDF-Dateien und Bilder verarbeitet werden.
Die hochgeladenen Inhalte können innerhalb der jeweiligen Pfarrei für die vorgesehenen Nutzer zugänglich gemacht werden. Der Pfarrei-Administrator kann entsprechende Inhalte löschen.
Nach den vorgesehenen Funktionen sollen hierbei keine personenbezogenen Daten von Ministranten verarbeitet werden.
Die jeweilige Pfarrei ist für die von ihr hochgeladenen Inhalte und deren rechtmäßige Verarbeitung verantwortlich.
Nutzerkonten können auf Anforderung gelöscht werden. Eine automatische Löschung allein aufgrund von Inaktivität findet derzeit nicht statt.
Die Löschung kann durch die dafür zuständige Pfarrei bzw. einen hierzu berechtigten Betreuer veranlasst oder bei Pfarreimanager angefordert werden.
Nach Anstoß der Löschung wird das Konto zunächst deaktiviert und nach einer Übergangsfrist von 7 Tagen automatisch endgültig verarbeitet. Dabei werden die personenbezogenen Daten des Kontos (insbesondere E-Mail-Adresse, Passwort, Telefonnummer, Profilbild und interne Notizen) gelöscht bzw. anonymisiert und die Pfarrei- und Kirchenzuordnungen entfernt.
Bereits bestehende historische Termin- oder Dienstzuweisungen können aus organisatorischen Gründen weiterhin gespeichert bleiben. Soweit hierbei der Name für die Darstellung eines vergangenen Dienstplans erforderlich ist, kann dieser weiterhin angezeigt werden.
Eine vollständige Löschung erfolgt im Übrigen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben und unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit unserer Systeme werden Sicherungskopien der Daten erstellt.
Backups können personenbezogene Daten enthalten, die zum Zeitpunkt der Sicherung in unseren Systemen gespeichert waren.
Die Backups werden grundsätzlich für maximal 14 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht bzw. überschrieben.
Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger übermittelt, soweit dies für die Bereitstellung von Pfarreimanager erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine andere zulässige Rechtsgrundlage vorliegt.
Zu den möglichen Empfängern bzw. Dienstleistern gehören insbesondere:
Innerhalb von Pfarreimanager können personenbezogene Daten außerdem entsprechend den Rollen- und Berechtigungskonzepten an berechtigte Nutzer derselben Pfarrei weitergegeben werden.
Eine Weitergabe von Daten an andere Pfarreien erfolgt nicht.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. andere rechtliche Gründe eine längere Speicherung erforderlich machen.
Für einzelne Verarbeitungen gelten die in dieser Datenschutzerklärung genannten konkreten Speicherfristen, insbesondere:
Darüber hinaus richtet sich die Speicherdauer nach dem jeweiligen Zweck und den gesetzlichen Anforderungen.
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Die konkreten Maßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und den bestehenden Risiken fortlaufend überprüft und angepasst.
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden: info@pfarreimanager.de. Eine Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) sowie ein Löschersuchen (Art. 17 DSGVO) können Sie zudem über unser Support-Formular (Auswahl „Auskunft über gespeicherte Daten") anfordern.
Pfarreimanager kann auch von minderjährigen Personen genutzt werden.
Da die jeweilige Pfarrei die Nutzung und die dort verarbeiteten Daten organisiert, ist die jeweilige Pfarrei dafür verantwortlich, die für Minderjährige geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen zu beachten und – soweit erforderlich – Einwilligungen von Erziehungsberechtigten einzuholen.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Dienste, die von uns eingesetzten technischen Verfahren oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Website veröffentlicht.
Stand dieser Datenschutzerklärung: 4. September 2026